UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLÍVAR
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS
TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
TEMA DIAGRAMA DE GANTT. GESTIÓN Y
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS, PLANNER.
DIAGRAMA GANTT
Diagrama de Gantt mostrando tres
tipos de precedencias (en rojo) y porcentajes de avance.
El diagrama de Gantt, gráfica de
Gantt o carta Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo
es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de
que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones
existentes entre actividades, la posición de cada tarea a lo largo
del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e
interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915,
desarrolló y popularizó este tipo de diagrama en Occidente.1 2
Por esta razón, para la
planificación del desarrollo de proyectos complejos (superiores a 25
actividades) se requiere además el uso de técnicas basadas en redes
de precedencia como CPM o los grafos PERT. Estas redes relacionan las
actividades de manera que se puede visualizar el camino crítico del
proyecto y permiten reflejar una escala de tiempos para facilitar la
asignación de recursos y la determinación del presupuesto. El
diagrama de Gantt, sin embargo, resulta útil para la relación entre
tiempo y carga de trabajo.
En gestión de proyectos, el
diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes
unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary
elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de
trabajo (no mostradas en la imagen).
Desde su introducción los diagramas
de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la gestión
de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las
diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un
proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes
actividades haciendo el método más eficiente.
Básicamente el diagrama está
compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades que
constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que
muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Creando diagramas de Gantt con
herramientas informáticas
Se puede producir un diagrama de
Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando
determinadas celdas para formar la representación de cada tarea.
Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y
Libre/OpenOffice Calc. Sin embargo, existen herramientas de gestión
de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas,
que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se
introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una
representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del
gráfico de Gantt. También existen herramientas de licencia libre
capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación. Se deben valorar,
por último, el uso de herramientas que usan una página web y el
navegador para realizar el seguimiento de proyectos.
Planeamiento de proyectos
La planificación de proyectos forma
parte de la gestión de proyectos, la cual se vale de cronogramas
tales como diagramas de Gantt para planear y subsecuente mente
informar del progreso dentro del entorno del proyecto.1 Es el proceso
para cuantificar el tiempo y recursos que un proyecto costará. La
finalidad del planeamiento de proyecto es crear un plan de proyecto
que un gestor de proyectos (gestor de proyecto) pueda usar para
acompañar el progreso de su equipo.
Bases de la planificación de un
proyecto
Inicialmente, el espectro del
proyecto es definido y los métodos apropiados (todas las tareas
necesarias) para completar el proyecto son determinados. Siguiendo a
este paso, la duración para las distintas tareas necesarias para
completar el trabajo son listadas y agrupadas en una estructura de
descomposición del trabajo (work breakdown structure). Las
dependencias lógicas entre tareas son definidas usando un diagrama
de actividad en red (activity network diagram) que permite la
identificación del camino crítico. Cálculos elaborados sobre los
tiempos pueden ser hechos usando software de gestión de proyectos.2
Entonces los recursos pueden ser estimados y los costos para cada
actividad pueden ser optimizados a fin de alcanzar un balance entre
uso de recursos y duración total para cumplir con los objetivos del
proyecto.
Una vez establecido y aceptado, el
plan se convierte en lo que es conocido en lugares de habla inglesa
como “baseline” (lineamiento base). El progreso será medido
contra este lineamiento durante toda la vida del proyecto. El
análisis del progreso comparado con el lineamiento base es conocido,
en inglés, como earned value management3 (manejo del valor ganado).
El planeamiento del proyecto no es
algo para hacerse solamente una vez al comienzo del proyecto.
Observar el progreso de su equipo y actualizar adecuadamente el plan
de proyecto debe ser una tarea constante del gerente del proyecto. Un
programa computacional de gestión de proyectos puede ser útil si es
usado correctamente. Hay diversos patrones de gestión de proyectos
que describen en detalle como planear y controlar un proyecto.
Ejemplo de planificación de un
proyecto
Determine las condiciones exactas
para que el proyecto sea finalizado o completado. Antes de que estén
absolutamente claros cuales son los objetivos del proyecto, no tiene
sentido comenzar a estimar cuanto tiempo llevará y/o cuánto
costará. Desgraciadamente, muchos gerentes de proyecto fallan al no
examinar esta primera etapa crucial.
Haga un inventario de todo el
trabajo que se requiere sea hecho con una estimativa del tiempo
necesario para un único miembro del equipo. Esto puede ser hecho en
una sesión de planeamiento con todos los miembros del equipo. Tareas
que lleven mucho tiempo para terminar necesitan ser partidas en
tareas menores. El resultado es work breakdown structure (WBS).
Identifíquese todos los recursos
necesarios para ejecutar cada elemento terminal del WBS (cada tarea).
En este momento usted puede estimar el costo para entregar cada
elemento terminal y, consecuentemente, todo el proyecto (aproximación
bottom-up).
Decida si este plan tiene sentido,
es decir, si los costos justifican los beneficios. Modifique los
objetivos y el trabajo como sea necesario.
Defina dependencias entre tareas.
Algunas tareas necesitan ser terminadas antes que otras tareas puedan
comenzar. Poniendo las tareas en orden de conclusión, un gerente de
proyectos construye una red de proyecto (diagrama PERT).
Calcule el tiempo mínimo para
ejecutar el proyecto: es el trayecto más largo a través de la red
del proyecto (PERT), desde el comienzo del proyecto hasta su extremo
final. Este trayecto se llama camino crítico. Las otras tareas
pueden ser hechas en paralelo al camino crítico, pero cualquier
atraso en las tareas del camino crítico resultará automáticamente
en el atraso del proyecto completo.
Cree un cronograma de proyecto, por
ejemplo, usando un diagrama de Gantt.
Haga un plan de gestión de riesgos
y modifique el proyecto de acuerdo con este plan.
Obtenga el comportamiento de la
organización al iniciar la ejecución del proyecto.
Planner es una herramienta
para planear, programar y seguir proyectos para el escritorio GNOME.
Es una aplicación GTK+ escrita en C y licenciada bajo GPL (versión
2 o posterior).
Planner fue creado originalmente por
Richard Hult y Mikael Hallendal en Imendio. En la actualidad está
siendo desarrollado por GNOME.
Características
Planner puede almacenar sus datos en
ficheros XML o en una base de datos postgresql. Los proyectos pueden
ser impresos en PDF o exportados a HTML para una visualización
simple desde cualquier navegador web.
El programa permite:
Gestión de calendarios
Gestión de recursos
Seguimiento del avance del proyecto
Enlazar tareas
Exportación a diferentes formatos
conclusiones
nos permite realizar proyectos
ejeutables y faciles ya que nos da las facilidades para acceder
programndo el trabajo a realizar.